Όταν η άδεια χρήσης του λογισμικού τηλεδιασκέψεων έφτασε στο τέλος της, το αυστριακό Υπουργείο Οικονομίας, Ενέργειας και Τουρισμού (BMWET) βρέθηκε μπροστά σε μια κρίσιμη επιλογή: να παραμείνει στις γνωστές ιδιόκτητες σουίτες γραφείου ή να στραφεί σε λύσεις ανοιχτού κώδικα. Η απόφαση δεν άργησε να παρθεί· το υπουργείο επέλεξε το ανοιχτό λογισμικό και υιοθέτησε τη σουίτα της Nextcloud σε όλα τα υπηρεσιακά συστήματα.
Η μετάβαση ολοκληρώθηκε τον Απρίλιο του 2024 και, από τότε, το BMWET μοιράζεται ενεργά την εμπειρία του με άλλες δημόσιες διοικήσεις που εξετάζουν παρόμοια αλλαγή. Η επιλογή αυτή το τοποθετεί δίπλα σε σημαντικούς ευρωπαϊκούς φορείς, όπως το γαλλικό Υπουργείο Εσωτερικών, το κρατίδιο Σλέσβιχ-Χόλσταϊν και τους δήμους της Στουτγάρδης και της Γενεύης, οι οποίοι έχουν ήδη υιοθετήσει την πλατφόρμα της Nextcloud.
Αναζητώντας μια νέα κατεύθυνση
Ο Martin Ollrom, Chief Information Officer του BMWET, και ο Florian Zinnagl, Chief Information Security Officer, καθόρισαν από την αρχή σαφή κριτήρια: συνεργατικά εργαλεία, ενισχυμένη προστασία δεδομένων και ανεξαρτησία από κλειστές ιδιοκτησιακές πλατφόρμες. Η αξιολόγηση των διαθέσιμων λύσεων κατέληξε σε μια στρατηγική επιλογή: την πλήρη υιοθέτηση της ανοιχτής σουίτας της Nextcloud από τους 1.200 εργαζόμενους του υπουργείου.
Αυτό που ξεκίνησε ως αναζήτηση μιας εναλλακτικής λύσης για τις τηλεδιασκέψεις εξελίχθηκε σε κάτι πολύ μεγαλύτερο. Το υπουργείο απέκτησε ένα σύγχρονο περιβάλλον συνεργασίας, ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης κωδικών, ένα wiki για τη διατήρηση θεσμικής μνήμης και πληθώρα πρόσθετων εργαλείων που ενισχύουν την καθημερινή εργασία. Όπως επισημαίνει ο κ. Zinnagl, «αποκτήσαμε πολύ περισσότερα απ’ όσα αναμέναμε, ουσιαστικά ως επιπλέον όφελος». Το wiki, ειδικά, αποδείχθηκε καθοριστικό ενόψει των εκτεταμένων συνταξιοδοτήσεων που θα αντιμετωπίσει το υπουργείο τα επόμενα χρόνια.
Ασφάλεια, αυτονομία και ευρωπαϊκή οικονομία ανοιχτού λογισμικού
Η επιλογή on-premise υποδομών αποτέλεσε κεντρικό στοιχείο της στρατηγικής. Η ανάλυση κινδύνου του BMWET έδειξε ότι η πλήρης εξάρτηση από μη ευρωπαϊκούς παρόχους cloud θα μπορούσε να δημιουργήσει νομικές και επιχειρησιακές ευαλωτότητες. Η υιοθέτηση της Nextcloud κάλυψε αυτή την ανάγκη, διασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα και η επεξεργασία τους παραμένουν εντός ευρωπαϊκής δικαιοδοσίας.
Παράλληλα, ο κ. Ollrom υπογράμμισε τη σημασία ενίσχυσης της ευρωπαϊκής οικονομίας ανοιχτού λογισμικού: «Είμαστε χαρούμενοι που επενδύουμε σε μια ευρωπαϊκή λύση ανοιχτού κώδικα μέσω της συνεργασίας μας με τη Nextcloud».
Το ανοιχτό λογισμικό πρόσφερε επίσης ουσιαστική ευελιξία προσαρμογής, κάτι που δεν θα ήταν εύκολα εφικτό σε ιδιόκτητες πλατφόρμες. «Ήδη δημιουργήσαμε μικρά πρόσθετα. Αυτή η δυνατότητα υπάρχει μόνο χάρη στον ανοιχτό κώδικα», εξηγεί ο κ. Zinnagl.
Η διαδικασία αλλαγής και η σημασία της κουλτούρας
Το Proof of Concept ξεκίνησε τον χειμώνα του 2024 και οι δοκιμές ολοκληρώθηκαν μέσα σε τρεις μήνες. Η μετάβαση στα νέα εργαλεία πραγματοποιήθηκε στα μέσα Απριλίου του 2025. Για τον κ. Zinnagl, η προετοιμασία του ανθρώπινου δυναμικού ήταν καθοριστικής σημασίας: «Όλοι έχουμε συνηθίσει τις διεπαφές των ιδιόκτητων σουιτών. Ακόμη κι όταν οι λειτουργίες είναι αντίστοιχες, η αλλαγή απαιτεί χρόνο και σωστή καθοδήγηση».
Για τη διευκόλυνση της μετάβασης, η ομάδα έργου ετοίμασε ενημερωτικές καμπάνιες και σύντομα βίντεο με ξεκάθαρα παραδείγματα, εστιάζοντας όχι στις τεχνικές λεπτομέρειες αλλά στην πρακτική χρησιμότητα των νέων εργαλείων. Η προσπάθεια συνεχίζεται, καθώς το υπουργείο χαρτογραφεί σταδιακά τις ανάγκες και τις εργασιακές πρακτικές των εργαζομένων του – πολλές από τις οποίες παραμένουν ακόμη αναλογικές.
Διάχυση εμπειρίας και νέα δυναμική στην Ευρώπη
Η επιτυχία της μετάβασης προσέλκυσε το ενδιαφέρον πολλών ευρωπαϊκών δημόσιων διοικήσεων, οι οποίες απευθύνθηκαν στο BMWET για να ενημερωθούν σχετικά με τη διαδικασία, τη λειτουργία της Nextcloud και τα πρακτικά οφέλη της μετάβασης.
Όπως επισημαίνει ο κ. Ollrom: «Αποδείξαμε ότι μια ευρωπαϊκή λύση ανοιχτού κώδικα μπορεί να εφαρμοστεί με επιτυχία. Τώρα θέλουμε να μεταφέρουμε αυτό το μήνυμα. Ενθαρρύνετε τους υπουργούς σας να γνωρίσουν τα πλήρη πλεονεκτήματα και τις ιδιαιτερότητες όλων των επιλογών. Δεν πιστεύω ότι πολλοί θα έλεγαν “όχι” σε λύσεις που ενισχύουν την ψηφιακή κυριαρχία. Απαιτείται απλώς το θάρρος να ξεφύγετε από τη συνηθισμένη πορεία».