Η μετάβαση από τις πιλοτικές εφαρμογές σε λύσεις που υιοθετούνται ευρύτερα από τον δημόσιο τομέα προϋποθέτει σαφή κατανομή ευθυνών, συγκεκριμένα κριτήρια αξιολόγησης και ουσιαστική συνεργασία μεταξύ νεοφυών επιχειρήσεων και δημόσιων φορέων.

Πώς μπορεί μια ψηφιακή λύση, αφού δοκιμαστεί με επιτυχία σε έναν δημόσιο οργανισμό, να ενταχθεί στην καθημερινή λειτουργία και να εφαρμοστεί και από άλλους φορείς; Το ερώτημα απασχόλησε το GovTech4All Café του Οκτωβρίου, στο οποίο συμμετείχε ο Michael Stockerl, διευθυντής του Digital Product School του UnternehmerTUM. Με βάση την εμπειρία του από τη συνεργασία με νεοφυείς επιχειρήσεις, δημόσιες διοικήσεις και προγράμματα καινοτομίας, ανέδειξε τις προϋποθέσεις που καθορίζουν αν μια πολλά υποσχόμενη ιδέα θα αποκτήσει συνέχεια πέρα από το αρχικό στάδιο δοκιμής.

Το πρόβλημα είναι γνώριμο στον χώρο του GovTech: οι δημόσιοι φορείς εντοπίζουν συγκεκριμένες ανάγκες και αναπτύσσουν ψηφιακά εργαλεία που ανταποκρίνονται σε αυτές, χωρίς όμως να εξασφαλίζεται η περαιτέρω εφαρμογή τους. Έτσι, ακόμη και όταν μια πιλοτική δοκιμή έχει θετικά αποτελέσματα, η πορεία προς την ευρύτερη χρήση μπορεί να διακοπεί με την ολοκλήρωση του έργου ή τη λήξη της χρηματοδότησης.

Όταν μια επιτυχημένη δοκιμή δεν οδηγεί στην εφαρμογή

Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί μια πρωτοβουλία στη Βαυαρία, την οποία παρουσίασε ο Michael Stockerl. Μια ομάδα ανέπτυξε ένα εργαλείο που βοηθά τις δημόσιες αρχές να εντοπίζουν ηλεκτρονικά καταστήματα και να ελέγχουν αυτοματοποιημένα αν συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την ενεργειακή επισήμανση.

Τα αποτελέσματα ήταν θετικά: η λύση λειτούργησε, οι χρήστες ανταποκρίθηκαν με ενδιαφέρον και άλλες γερμανικές περιφέρειες, καθώς και φορείς από άλλες ευρωπαϊκές χώρες, εξέφρασαν ενδιαφέρον για την αξιοποίησή της. Παρά τις προοπτικές αυτές, ωστόσο, η εφαρμογή δεν πέρασε στο στάδιο της πλήρους υλοποίησης.

Σύμφωνα με τον Stockerl, η συγκεκριμένη περίπτωση αντανακλά μια ευρύτερη εμπειρία από την υποστήριξη της καινοτομίας στον δημόσιο τομέα από το UnternehmerTUM: η ανάπτυξη μιας χρήσιμης τεχνολογικής λύσης δεν αρκεί για να διασφαλίσει τη συνέχιση της λειτουργίας της. Απαιτείται να έχουν προσδιοριστεί εγκαίρως οι όροι υπό τους οποίους θα διατηρηθεί, θα υποστηρίζεται και θα εξελίσσεται μετά την ολοκλήρωση της δοκιμής.

Από τη λογική του έργου στη λογική του προϊόντος

Μια βασική αιτία για την οποία ψηφιακές λύσεις δεν αξιοποιούνται πέρα από την πιλοτική φάση είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνεται η ανάπτυξή τους: αντιμετωπίζονται ως έργα με συγκεκριμένη διάρκεια και παραδοτέα, αντί ως προϊόντα που χρειάζονται συνεχή φροντίδα και εξέλιξη.

Ένα έργο έχει καθορισμένο χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμό και ημερομηνία ολοκλήρωσης. Ένα ψηφιακό προϊόν, αντίθετα, απαιτεί συντήρηση, τεχνική υποστήριξη και τακτικές αναβαθμίσεις, καθώς και σαφή προσδιορισμό του φορέα που θα αναλάβει την περαιτέρω ανάπτυξή του.

Εάν αυτό δεν έχει αποφασιστεί εγκαίρως, μετά την ολοκλήρωση της πιλοτικής εφαρμογής μπορεί να προκύψουν καθυστερήσεις ως προς τη χρηματοδότηση, τη συντήρηση και τη διαχείριση της λύσης. Παράλληλα, οι ομάδες που εργάστηκαν για την ανάπτυξή της ενδέχεται να διαλυθούν και οι προτεραιότητες των εμπλεκόμενων φορέων να αλλάξουν, δυσχεραίνοντας τη συνέχιση της προσπάθειας.

Γι’ αυτό, η προοπτική αξιοποίησης μιας λύσης μετά την πιλοτική δοκιμή πρέπει να εξετάζεται ήδη από το στάδιο του σχεδιασμού της. Χρειάζεται να έχουν αποσαφηνιστεί ποιος θα αναλάβει την ευθύνη του προϊόντος, πώς θα καλυφθούν οι ανάγκες συντήρησης και περαιτέρω ανάπτυξής του και ποιες προϋποθέσεις θα πρέπει να πληρούνται ώστε ο δημόσιος φορέας να συνεχίσει να το χρησιμοποιεί ή να προχωρήσει στην προμήθειά του.

Με αυτή την προσέγγιση, η πιλοτική εφαρμογή εντάσσεται σε μια οργανωμένη πορεία προς την επιχειρησιακή αξιοποίηση, αντί να αποτελεί μια μεμονωμένη δοκιμή χωρίς εξασφαλισμένη συνέχεια.

Μετρήσιμα κριτήρια και σαφής στόχος για τις πιλοτικές εφαρμογές

Για να αξιολογηθεί ουσιαστικά μια πιλοτική εφαρμογή, πρέπει να είναι εξαρχής σαφές ποια αποτελέσματα επιδιώκει να επιτύχει και με ποια κριτήρια θα κριθεί η αποτελεσματικότητά της.

Ο Michael Stockerl παρουσίασε το παράδειγμα του CareMates, μιας ψηφιακής λύσης τεκμηρίωσης που αναπτύχθηκε για έναν οργανισμό κοινωνικής πρόνοιας. Πριν από την έναρξη της δοκιμής, η ομάδα ανάπτυξης και ο οργανισμός συμφώνησαν στα αποτελέσματα που θα καθόριζαν αν θα προχωρούσαν στην αγορά της λύσης. Στα κριτήρια περιλαμβάνονταν ο χρόνος που εξοικονομούσαν οι εργαζόμενοι στη φροντίδα και η ικανοποίηση των ασθενών.

Με αυτόν τον τρόπο, η αξιολόγηση βασίστηκε σε συγκεκριμένα οφέλη για τον οργανισμό και τους ανθρώπους που θα χρησιμοποιούσαν τη λύση, αντί να περιοριστεί στον έλεγχο της τεχνικής λειτουργίας της.

Εξίσου σημαντικό είναι να ορίζεται με ακρίβεια τι πρόκειται να δοκιμαστεί. Η προσπάθεια να συμπεριληφθούν εξαρχής πολλές λειτουργίες και να εξεταστούν διαφορετικά ζητήματα μπορεί να αυξήσει την πολυπλοκότητα και να επιβραδύνει τη διαδικασία. Ο Stockerl προτείνει να εντοπίζεται πρώτα η βασική υπόθεση που πρέπει να επιβεβαιωθεί. Εφόσον τα αποτελέσματα είναι θετικά, μπορούν να ακολουθήσουν σταδιακά νέες λειτουργίες και βελτιώσεις, με βάση την εμπειρία από την πραγματική χρήση.

Η προσέγγιση αυτή επιτρέπει στους εμπλεκόμενους να αξιολογούν συγκεκριμένα αποτελέσματα και να αποφασίζουν με σαφέστερα δεδομένα για τα επόμενα βήματα.

Η υποστήριξη των νεοφυών επιχειρήσεων δεν σταματά στην ανάπτυξη της λύσης

Η ανάπτυξη μιας ψηφιακής λύσης για τον δημόσιο τομέα δεν αρκεί από μόνη της για να εξασφαλίσει τη βιωσιμότητα μιας νεοφυούς επιχείρησης. Χρειάζεται να δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις ώστε η επιχείρηση να αποκτήσει πελάτες, να διατηρήσει και να βελτιώνει το προϊόν της και να επεκτείνει τη δραστηριότητά της.

Η διάθεση ενός προϊόντος σε περισσότερους πελάτες μπορεί να συμβάλει στην κατανομή του κόστους ανάπτυξης και να προσφέρει στην επιχείρηση νέες δυνατότητες βελτίωσης, μέσα από την εμπειρία και τις ανάγκες διαφορετικών χρηστών. Για να επιτευχθεί αυτό, όμως, οι νεοφυείς επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίσουν τις ιδιαιτερότητες της συνεργασίας με τον δημόσιο τομέα.

Οι χρονοβόρες διαδικασίες προμηθειών, οι σύνθετες απαιτήσεις συμμόρφωσης και οι περιορισμένες δυνατότητες ανάληψης κινδύνου από τους δημόσιους οργανισμούς μπορούν να δυσχεράνουν την εξασφάλιση πελατών και την προσέλκυση επενδύσεων. Επομένως, η ανάπτυξη του GovTech απαιτεί όχι μόνο καινοτόμες επιχειρήσεις, αλλά και ένα υποστηρικτικό περιβάλλον που διευκολύνει τη σύνδεσή τους με τις ανάγκες της δημόσιας διοίκησης.

Σε αυτή την κατεύθυνση αναπτύσσεται το GovTech Factory του UnternehmerTUM, με στόχο την υποστήριξη νεοφυών επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται στον χώρο του GovTech στη Γερμανία και τη δημιουργία προοπτικών επέκτασης των λύσεών τους σε ευρωπαϊκό επίπεδο.

Η πρωτοβουλία οργανώνεται γύρω από τέσσερις άξονες: τη δικτύωση δημόσιων φορέων που αναδεικνύουν ανάγκες και συνεργάζονται με εταίρους, την παροχή προγραμμάτων υποστήριξης για επιχειρήσεις σε διαφορετικά στάδια ανάπτυξης, τη διάθεση υποδομών και τεχνικής υποστήριξης, καθώς και την επικοινωνία των αποτελεσμάτων και των διδαγμάτων από τις προσπάθειες που δεν ευοδώνονται.

Επιδίωξη είναι να δημιουργηθεί ένα περιβάλλον στο οποίο οι νεοφυείς επιχειρήσεις θα μπορούν να αναπτύσσονται με μεγαλύτερη προοπτική συνέχειας, να βρίσκουν εφαρμογή για τα προϊόντα τους και να διευρύνουν σταδιακά την παρουσία τους στον δημόσιο τομέα.

Συνεργασία μεταξύ υφιστάμενων οικοσυστημάτων

Η ενίσχυση της καινοτομίας στον δημόσιο τομέα δεν προϋποθέτει τη δημιουργία νέων δομών από την αρχή. Σε όλη την Ευρώπη λειτουργούν ήδη προγράμματα καινοτομίας, επιταχυντές νεοφυών επιχειρήσεων, επενδυτικά σχήματα, δίκτυα δήμων και οργανισμοί που υποστηρίζουν την ανάπτυξη ψηφιακών λύσεων. Το ζητούμενο είναι να ενισχυθούν οι μεταξύ τους συνδέσεις, ώστε η τεχνογνωσία και οι δυνατότητες συνεργασίας να μην περιορίζονται στα όρια κάθε επιμέρους οικοσυστήματος.

Στο πλαίσιο αυτό, το UnternehmerTUM συνεργάζεται με διαφορετικά οικοσυστήματα νεοφυών επιχειρήσεων στη Γερμανία, επιδιώκοντας να διευκολύνει την πρόσβασή τους σε νέα δίκτυα και δυνητικούς πελάτες πέρα από την περιοχή στην οποία δραστηριοποιούνται.

Η σύνδεση αυτή έχει αντίστοιχη σημασία και για τους δημόσιους φορείς. Όταν περισσότεροι δήμοι αντιμετωπίζουν παρόμοιες ανάγκες, η έγκαιρη συνεργασία τους μπορεί να συμβάλει στον από κοινού προσδιορισμό των απαιτήσεων και να δημιουργήσει προϋποθέσεις για την ανάπτυξη μιας λύσης που θα εξυπηρετεί περισσότερους από έναν οργανισμούς. Με αυτόν τον τρόπο, περιορίζεται η ανάγκη για απομονωμένες προσπάθειες και ενισχύεται η δυνατότητα μιας λύσης να βρει ευρύτερη εφαρμογή.

Η προσέγγιση αποκτά ακόμη μεγαλύτερη σημασία σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Οι δημόσιες διοικήσεις διαφορετικών χωρών συχνά αντιμετωπίζουν κοινές προκλήσεις, χωρίς να είναι πάντοτε σε θέση να αξιοποιήσουν τις λύσεις που αναπτύσσονται αλλού. Η έγκαιρη σύνδεση των αναγκών τους με τις επιχειρήσεις και τις ομάδες καινοτομίας μπορεί να διευρύνει την αγορά στην οποία απευθύνονται οι τελευταίες και να περιορίσει την επανάληψη αντίστοιχων προσπαθειών σε διαφορετικές χώρες.

Οι άνθρωποι και η εμπιστοσύνη πίσω από την καινοτομία

Η δημιουργία ενός δυναμικού περιβάλλοντος καινοτομίας δεν εξαρτάται αποκλειστικά από τους διαθέσιμους πόρους ή την παρουσία μεγάλων τεχνολογικών κέντρων. Στη συζήτηση του GovTech4All Café εξετάστηκε πώς μικρότερες πόλεις και περιφέρειες μπορούν να αναπτύξουν τη δική τους δραστηριότητα στον τομέα, αξιοποιώντας τις συνεργασίες και τις δυνατότητες που ήδη διαθέτουν.

Όπως επισήμανε ο Michael Stockerl, οι πρώτες επιτυχημένες πρωτοβουλίες μπορούν να αποτελέσουν αφετηρία για νέες συνεργασίες, ιδιαίτερα όταν τα αποτελέσματά τους γίνονται γνωστά και ενισχύουν την εμπιστοσύνη μεταξύ των εμπλεκομένων. Η εμπιστοσύνη αυτή οικοδομείται σταδιακά, μέσα από την κοινή εργασία και τη συνέπεια στις συνεργασίες, δημιουργώντας τις προϋποθέσεις για την ανάληψη νέων πρωτοβουλιών.

Καθοριστικό ρόλο παίζουν, τελικά, οι ίδιοι οι άνθρωποι. Όπως ανέφερε ο Stockerl, το GovTech βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στις προσωπικές σχέσεις και στην ικανότητα των ανθρώπων να συνεργάζονται για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων. Η επικοινωνία με τον κατάλληλο άνθρωπο σε έναν δήμο, ένα υπουργείο, μια νεοφυή επιχείρηση ή έναν άλλο οργανισμό μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό κοινών αναγκών και να δώσει το έναυσμα για μια ουσιαστική συνεργασία.

Για το GovTech4All, το ζητούμενο είναι να διευκολυνθεί η μετάβαση από τις μεμονωμένες πιλοτικές εφαρμογές σε λύσεις που μπορούν να αξιοποιηθούν από περισσότερες δημόσιες διοικήσεις. Η σύνδεση κοινών αναγκών, δημόσιων φορέων και οικοσυστημάτων καινοτομίας σε ευρωπαϊκό επίπεδο μπορεί να συμβάλει προς αυτή την κατεύθυνση, δημιουργώντας περισσότερες δυνατότητες για την εφαρμογή και την περαιτέρω ανάπτυξη ψηφιακών λύσεων πέρα από τα αρχικά τους περιβάλλοντα.

Πηγή:https://interoperable-europe.ec.europa.eu/collection/eugovtech/news/pilots-scale