Όποιος έχει υλοποιήσει ευρωπαϊκό έργο γνωρίζει ότι η έγκριση της χρηματοδότησης είναι μόνο η αρχή. Από τη στιγμή που μια πρόταση εγκρίνεται, ξεκινά μια δουλειά λιγότερο ορατή αλλά εξίσου ουσιαστική: η παρακολούθηση του έργου και η υποβολή εκθέσεων προόδου. Σε ποιο σημείο βρίσκεται το έργο; Έχουν επιτευχθεί οι στόχοι; Πώς ακριβώς αξιοποιήθηκαν τα κονδύλια; Ποιος εργάστηκε σε τι και για πόσο χρόνο; Σε βάθος ετών, οι υποχρεώσεις αυτές αφορούν πολλούς ανθρώπους και συνεπάγονται σημαντικό διοικητικό φόρτο.
Το ζήτημα δεν περιορίζεται στη Γαλλία. Σε όλη την Ευρώπη, οι υπεύθυνοι έργων αντιμετωπίζουν την ίδια πρόκληση. Ο Olivier Delteil, επικεφαλής ευρωπαϊκών προγραμμάτων και συνεργασιών στη Διυπουργική Διεύθυνση Ψηφιακών Υποθέσεων (DINUM), που λειτουργεί ως το Γραφείο Ανοιχτού Κώδικα (OSPO) της γαλλικής κυβέρνησης, το συνοψίζει ως εξής: «Όλα ξεκίνησαν από μια απλή διαπίστωση. Μιλώντας με πολλούς υπεύθυνους έργων σε όλη την Ευρώπη, άκουγα από όλους το ίδιο: οι ευρωπαϊκές επιχορηγήσεις συνοδεύονται από βαρύ διοικητικό φόρτο και όλοι θα ήθελαν να μειωθεί.»
Γι’ αυτόν τον λόγο δημιουργήθηκε το Bougainville, ένα εργαλείο που αναπτύσσει η DINUM τους τελευταίους έξι μήνες με βάση το Grist, μια πλατφόρμα διαχείρισης δεδομένων ανοιχτού κώδικα. Σκοπός του είναι να απλοποιήσει την παρακολούθηση και τη διαχείριση των έργων που χρηματοδοτεί η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, διευκολύνοντας τη συλλογή, τη συγκέντρωση και την παρακολούθηση των στοιχείων που απαιτούνται για τις εκθέσεις.
Ευρωπαϊκή χρηματοδότηση: μια διαδικασία που συχνά επιβαρύνει τους δικαιούχους
Η εξασφάλιση της χρηματοδότησης δεν σημαίνει ότι τελειώνει η σχέση του δικαιούχου με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή· το αντίθετο μάλιστα. Όπως εξηγεί ο Delteil, οι δικαιούχοι οφείλουν να υποβάλλουν τακτικές και τεκμηριωμένες αναφορές σε δύο βασικούς τομείς:
- Τεχνικό: πρέπει να αποδεικνύουν ότι το έργο εξελίσσεται σύμφωνα με τις δεσμεύσεις τους, περιγράφοντας τι έχει υλοποιηθεί, ποια παραδοτέα έχουν ολοκληρωθεί και ποια είναι η συνολική πρόοδος.
- Οικονομικό: επειδή η χρηματοδότηση καταβάλλεται συνήθως σε δόσεις, πρέπει να τεκμηριώνουν ότι τα κονδύλια χρησιμοποιούνται σωστά καθώς προχωρά το έργο. Σε αυτό περιλαμβάνονται, για παράδειγμα, τα φύλλα χρονοχρέωσης (timesheets), από τα οποία προκύπτει ποιοι εργάζονται στο έργο και με ποιους πόρους.
Θεωρητικά, τίποτα από αυτά δεν είναι ιδιαίτερα περίπλοκο. Στην πράξη, όμως, η πληροφορία είναι συνήθως διάσπαρτη σε διαφορετικά εργαλεία, έγγραφα και πρόσωπα. Όταν πλησιάζει η προθεσμία μιας έκθεσης, η ομάδα του έργου πρέπει να εντοπίσει τα στοιχεία, να τα συγκεντρώσει, να ελέγξει ότι συμφωνούν μεταξύ τους και να τα παρουσιάσει με συνεκτικό τρόπο. Όπως σημειώνει ο Delteil, η διαδικασία αυτή «μπορεί να απαιτήσει συνολικά αρκετές ημέρες εργασίας μέσα σε ένα έτος».
Όλη η πληροφορία του έργου σε ένα σημείο
Το πρώτο δομικό στοιχείο του Bougainville αντιμετωπίζει ακριβώς αυτό το πρόβλημα του κατακερματισμού.
Το εργαλείο σχεδιάστηκε για να στηρίζει τους δικαιούχους από την υπογραφή της συμφωνίας επιχορήγησης έως την ολοκλήρωση του έργου. Στόχος του είναι να προσφέρει σε πραγματικό χρόνο μια σαφή και ενιαία εικόνα όλων των στοιχείων που χρειάζονται για τη διαχείριση και τις εκθέσεις.
«Αντί να αναζητούν δεδομένα σε διαφορετικά αρχεία και εργαλεία, οι χρήστες βρίσκουν σε ένα μόνο σημείο τις πληροφορίες για τις ομάδες, τους προϋπολογισμούς, τα φύλλα χρονοχρέωσης και τα παραδοτέα», εξηγεί ο Delteil.
Η αρχή είναι απλή: όταν τα δεδομένα είναι ήδη δομημένα και συγκεντρωμένα, η σύνταξη μιας έκθεσης απαιτεί πολύ λιγότερο χρόνο. Το Bougainville βασίζεται στο Grist, το εργαλείο διαχείρισης δεδομένων ανοιχτού κώδικα που περιλαμβάνεται στη La Suite, τη σουίτα κυρίαρχων ψηφιακών εργαλείων της γαλλικής κυβέρνησης, την οποία αναπτύσσει επίσης η DINUM.
Θα ήταν λάθος, ωστόσο, να το δει κανείς ως ένα απλό υπολογιστικό φύλλο. Πίσω από τους πίνακες υπάρχει ιδιαίτερη μέριμνα για την εμπειρία του χρήστη. «Όλη η δομή στηρίζεται σε πίνακες του Grist, αλλά οι προβολές αποδίδονται σε HTML, ώστε η καταχώριση των δεδομένων να γίνεται ευκολότερα και η διεπαφή να είναι πιο φιλική», εξηγεί ο Delteil. Οι χρήστες δεν καλούνται να δουλέψουν απευθείας με βάσεις δεδομένων· έχουν στη διάθεσή τους διεπαφές προσαρμοσμένες στις καθημερινές τους ανάγκες και στο επίπεδο των τεχνικών τους γνώσεων.
Καταγραφή του χρόνου για τον έλεγχο του προϋπολογισμού
Μία από τις βασικές δυσκολίες των ευρωπαϊκών έργων είναι η παρακολούθηση των ανθρώπινων πόρων. Στο ίδιο έργο μπορεί να συμμετέχουν δημόσιοι υπάλληλοι, ανάδοχοι, ελεύθεροι επαγγελματίες, εξωτερικοί εταίροι και άλλοι.
Το Bougainville επιτρέπει να αντιστοιχιστεί καθένας τους στο έργο και συλλέγει τα φύλλα χρονοχρέωσής τους. Με βάση αυτά, το εργαλείο υπολογίζει και ενημερώνει μια σειρά δεικτών, όπως ο αριθμός των φύλλων που έχουν υποβληθεί, το σύνολο των ωρών που έχουν δηλωθεί και το εκτιμώμενο κόστος της εργασίας. «Ο υπολογισμός γίνεται είτε με βάση το μέσο κόστος ενός δημοσίου υπαλλήλου είτε με βάση την ημερήσια αμοιβή ενός εξωτερικού αναδόχου», εξηγεί ο Delteil.
Με αυτόν τον τρόπο, η πραγματική προσπάθεια συγκρίνεται διαρκώς με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό. Οι υπεύθυνοι του έργου έχουν συνεχή εικόνα της απορρόφησης και μπορούν να εντοπίσουν αποκλίσεις πριν αυτές εξελιχθούν σε πρόβλημα.
Επιπλέον, διευκολύνεται η προετοιμασία των δικαιολογητικών που ζητά η Ευρωπαϊκή Επιτροπή: οι δικαιούχοι μπορούν ανά πάσα στιγμή να δείξουν πώς αξιοποιήθηκαν τα κονδύλια που έλαβαν και να συνδέσουν τις δαπάνες με τις δραστηριότητες που πραγματοποιήθηκαν.
Αυτόματη παραγωγή εγγράφων και αξιοποίηση της τεκμηρίωσης
Η οικονομική αναφορά ενός ευρωπαϊκού έργου δεν εξαντλείται στους πίνακες ελέγχου. Περιλαμβάνει και την παραγωγή τυποποιημένων εγγράφων με τον χρόνο που αφιέρωσε κάθε συμμετέχων, τα οποία στη συνέχεια επικυρώνονται και υποβάλλονται στις αρμόδιες ευρωπαϊκές αρχές.
Και εδώ το Bougainville επιδιώκει να καταργήσει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Τα δεδομένα που καταχωρίζονται συγκεντρώνονται αυτόματα για να παραχθούν τα απαιτούμενα έγγραφα. «Το Grist μάς επιτρέπει να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα και να δημιουργούμε δυναμικά αρχεία PDF, τα οποία μπορούν στη συνέχεια να διαβιβαστούν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή», τονίζει ο Delteil.
Έτσι περιορίζεται σημαντικά η χειροκίνητη επεξεργασία και μειώνεται ο κίνδυνος σφαλμάτων. Τα οικονομικά στοιχεία, όμως, δεν είναι η μόνη πληροφορία που παράγεται σε ένα ευρωπαϊκό έργο. Παράγεται επίσης πλήθος εγγράφων: εκθέσεις, παρουσιάσεις, σημειώσεις εργασίας, παραδοτέα, πρακτικά συναντήσεων και μελέτες, που συχνά βρίσκονται σε πολλά διαφορετικά σημεία αποθήκευσης.
Το Bougainville τα συγκεντρώνει στο περιβάλλον του έργου. Η συγκέντρωση αυτή καλύπτει μια άμεση οργανωτική ανάγκη, αλλά ανοίγει και τον δρόμο για μια πιο φιλόδοξη λειτουργία, όπως εξηγεί ο Delteil:
«Οι τεχνικές εκθέσεις που ζητά η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ακολουθούν σε μεγάλο βαθμό τυποποιημένη δομή. Πολλές από τις πληροφορίες που απαιτούν υπάρχουν ήδη στα έγγραφα που παράγονται κατά τη διάρκεια του έργου. Σχεδιάζουμε λοιπόν να ενσωματώσουμε στο εργαλείο ένα μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης, συνδεδεμένο με τα δεδομένα του έργου, το οποίο θα μπορεί να συντάσσει ένα πρώτο, προσυμπληρωμένο σχέδιο με βάση την υπάρχουσα τεκμηρίωση.»
Στόχος δεν είναι, τουλάχιστον σε πρώτη φάση, η παραγωγή εγγράφων έτοιμων προς υποβολή, αλλά η διευκόλυνση της σύνταξής τους. Οι δικαιούχοι θα εξακολουθούν να έχουν τον έλεγχο, συμπληρώνοντας, διορθώνοντας ή εμπλουτίζοντας το περιεχόμενο. Μια κοπιαστική διαδικασία συγκέντρωσης υλικού μετατρέπεται έτσι σε εργασία ελέγχου και επιμέλειας.
Ένας κοινός χώρος για όλους τους εμπλεκόμενους
Αν και το Bougainville σχεδιάστηκε κυρίως για τους υπεύθυνους έργων, στην πράξη καλύπτει τις ανάγκες διαφορετικών κατηγοριών χρηστών:
- Τις ομάδες υλοποίησης, που διαχειρίζονται τα έργα σε καθημερινή βάση.
- Τους διαχειριστές, που εποπτεύουν πολλά έργα ταυτόχρονα, έχουν εικόνα όλου του χαρτοφυλακίου και εντοπίζουν γρήγορα όσα χρειάζονται παρέμβαση.
- Τις οικονομικές υπηρεσίες, που διαθέτουν δική τους προβολή για να παρακολουθούν τις χρηματοροές και να διασφαλίζουν ότι τα κονδύλια είναι διαθέσιμα όταν χρειάζονται.
- Μια τέταρτη κατηγορία χρηστών βρίσκεται υπό ανάπτυξη: οι φορείς που χορηγούν επιχορηγήσεις και οι εξωτερικοί ανάδοχοι. Θα μπορούν να καταχωρίζουν απευθείας στο εργαλείο τον χρόνο απασχόλησης του προσωπικού τους και να παρακολουθούν όλα τα φύλλα χρονοχρέωσης που έχουν υποβληθεί.
Η φιλοδοξία, επομένως, υπερβαίνει την υποβολή εκθέσεων: το Bougainville επιδιώκει να αποτελέσει κοινό χώρο εργασίας για όλους όσοι συμμετέχουν σε ένα έργο.
Από ένα μεμονωμένο έργο σε μια κοινή ευρωπαϊκή λύση
Παρότι αναπτύχθηκε στο εσωτερικό της DINUM, το Bougainville δεν προοριζόταν ποτέ να εξυπηρετεί μόνο μία υπηρεσία. Η ομάδα που το αναπτύσσει δέχεται τακτικά αιτήματα από άλλους φορείς που θέλουν να το χρησιμοποιήσουν, καθώς αντιμετωπίζουν παρόμοιες προκλήσεις.
Δημόσιες υπηρεσίες, δημόσιοι οργανισμοί, φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης και ευρωπαίοι εταίροι συναντούν συχνά τις ίδιες δυσκολίες στη διαχείριση ευρωπαϊκών κονδυλίων, και οι πρώτες αντιδράσεις φαίνεται να επιβεβαιώνουν το ενδιαφέρον.
Αυτό είναι απολύτως συμβατό με τη φιλοσοφία του Bougainville: αντί να αναπτύσσεται η ίδια λύση ξανά και ξανά, ένα διυπουργικό εργαλείο καλύπτει μια ανάγκη που μοιράζονται πολλοί.
Το επόμενο βήμα
Μετά από έξι μήνες ανάπτυξης, το Bougainville περνά σε νέα φάση και οι πρώτοι επίσημοι χρήστες το χρησιμοποιούν ήδη. Επόμενο βήμα, όπως λέει ο Delteil, είναι η εδραίωση και η διεύρυνση της χρήσης του: να φτάσει σε όσους μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και πόρους, ενώ παράλληλα θα συνεχιστεί η ανάπτυξη νέων λειτουργιών.
Οι φιλοδοξίες του έργου δεν περιορίζονται στο διάστημα μετά την εξασφάλιση της χρηματοδότησης. Η ομάδα εργάζεται ήδη για το στάδιο που προηγείται: τη στήριξη των ενδιαφερομένων στην προετοιμασία και την υποβολή προτάσεων για ευρωπαϊκή χρηματοδότηση.
Ο στόχος συνοψίζεται σε μία φράση: οι ομάδες να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στα έργα τους και λιγότερο στην τεκμηρίωση και την αιτιολόγησή τους.