Το 2021, για πρώτη φορά οι αναπληρωτές εκπαιδευτικοί απέκτησαν τη δυνατότητα να υπογράφουν ψηφιακά τη σύμβασή τους με το Υπουργείο Παιδείας. Επιπλέον, δόθηκε η δυνατότητα να καταχωρούν ψηφιακά τις προτιμήσεις τους για τα σχολεία, αλλά και να τοποθετούνται αλγοριθμικά, με απόλυτη διαφάνεια, χάρη στη νέα ψηφιακή διαδικασία που αναπτύχθηκε σε συνεργασία των κεντρικών υπηρεσιών του ΥΠΑΙΘ με το Εθνικό Ίδρυμα Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ Α.Ε. – GRNET) και το ΙΤΥΕ Διόφαντος.
Η διαδικασία αφορά επίσης και την ενημέρωση των εκπαιδευτικών μέσα από την αποστολή μηνυμάτων (sms) α) ενημέρωση για την περιοχή διορισμού, β) σχολείο τοποθέτησης και γ) την ολοκλήρωση της σύμβασιοποίησησης .
Οι προσλαμβανόμενοι διαβάζουν και αποδέχονται ψηφιακά τη σύμβασή τους και στη συνέχεια λαμβάνουν έγκυρο αντίγραφο αυτής, το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα (advanced electronic seal) του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, μειώνοντας έτσι δραστικά την περιττή γραφειοκρατία, τον χρόνο που απαιτείται για την κατάρτιση της σύμβασης χωρίς να απαιτείται πλέον η μετακίνηση του εκπαιδευτικού προς τη έδρα της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης.
Το σχολικό έτος 2021, συνολικά 48.256 αναπληρωτές σύναψαν ψηφιακά τη σύμβαση τους μέσω της εφαρμογής anaplirotes.gov.gr, εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια.
Ταυτόχρονα, οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης απαλλάχθηκαν από την υποχρέωση της ενημέρωσης-ανάρτησης για κάθε εκπαιδευτικό στα Πληροφοριακά Συστήματα της Εργάνη, της Διαύγειας και του συστήματος μισθοδοσίας b-glossa, καθώς ορόσημο του έργου αποτελεί και η αυτοματοποιημένη διαδικασία ενημέρωση των παραπάνω πληροφοριακών συστημάτων.
Τους μήνες Σεπτέμβριο, Οκτώβριο και Νοέμβριο του 2022 39,019 αναπληρωτές εκπαιδευτικοί σύναψαν ψηφιακή σύμβαση μέχρι σήμερα σε 3 γύρους προσλήψεων.
Το νέο σύστημα πρόσληψης αναπληρωτών καθηγητών αποτελεί τμήμα του σχεδιασμού για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της εκπαίδευσης και είχε συμπεριληφθεί στη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού, στοχεύοντας στην αξιοποίηση της τεχνολογίας και τη βελτίωση διαδικασιών στον τομέα της εκπαίδευσης. Μέσα από την εφαρμογή anaplirotes.gov.gr μειώνεται η γραφειοκρατία και διευκολύνονται ταυτόχρονα καθηγητές και διοίκηση σε όλα τα στάδια της επιλογής αναπληρωτών. Με τη διασύνδεση των κατάλληλων μητρώων, η νέα διαδικασία είναι πιο απλή, πιο γρήγορη και πιο αξιόπιστη, ενώ η ψηφιακή αναδιοργάνωση της πρόσληψης αναπληρωτών εκπαιδευτικών εξυπηρετεί τόσο τους ίδιους τους διδάσκοντες, όσο και την ομαλή λειτουργία των σχολείων.
Την πλατφόρμα σχεδίασε, ανέλυσε και ανέπτυξε η Διεύθυνση Ψηφιακής Διακυβέρνησης της ΕΔΥΤΕ. Αναπτύχθηκε ως ανοιχτή εφαρμογή λογισμικού διαθέσιμη στο gitlab και διαθέτει τεχνική καινοτομία, καθώς χρησιμοποιεί kubernetes και Βatch Digital Sign για την εξυπηρέτηση του μεγάλου όγκου των ψηφιακών συμβάσεων.
Για την ολοκλήρωση της ανάλυσης και του σχεδιασμού, συγκροτήθηκε ομάδα έργου από στελέχη της ΕΔΥΤΕ, τις Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού και Πληροφορικής του Υπουργείου Παιδείας, Περιφερειακές Δ/νσει Εκπ/σης καθώς και Διευθύνσεις Α/θμιας και Β/θμιας Εκπ/σης, το ΙΤΥΕ Διόφαντος, τα μέλη της οποίας συνεργάστηκαν και συνεδρίαζαν τακτικά για τον καθορισμό των λειτουργικών προδιαγραφών του συστήματος. Για την πειραματική εφαρμογή και τον έλεγχο της πλατφόρμας έγιναν εκτενείς δοκιμές με δεδομένα αναπληρωτών εκπαιδευτικών προηγούμενων ετών και ασχολήθηκαν στελέχη από όλες τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες ΕΔΥΤΕ,ΥΠΑΙΘ, ΙΤΥΕ Διόφαντος, αλλά και στελέχη από τις Διευθύνσεις εκπαίδευσης και τεχνικοί από τα Πληροφορικά Συστήματα ΕΡΓΑΝΗ, Διαύγεια και b-glossa για την επικοινωνία με τα συστήματα αυτά.
Η λύση που αναπτύχθηκε είναι μια καινοτόμος, πράσινη εφαρμογή καθώς μειώνει σημαντικά τις μεταφορές, τη γραφειοκρατία, τις ώρες λειτουργίας των υποδομών της δημόσιας διοίκησης και τις ώρες εργασίας. Η καινοτομία βοήθησε να αναπτυχθούν σημαντικές διαλειτουργικότητες σε κεντρικές εφαρμογές του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, όπως το ΟΠΣΥΔ και το myschool. Με τον τρόπο αυτό, βελτιστοποιούνται και αυτοματοποιούνται διεργασίες για την πρόσληψη και τοποθέτηση αναπληρωτών και ωρομίσθιων εκπαιδευτικών, μελών Ειδικού Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΕΠ) και Ειδικού Βοηθητικού Προσωπικού (ΕΕΠ). Αυτό σημαίνει ότι απαλλάσσονται από χρονοβόρες διαδικασίες και μετακινήσεις τόσο οι ίδιοι οι υποψήφιοι εκπαιδευτικοί όσο και τα διοικητικά όργανα, οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης, οι Εκπαιδευτικές Περιφέρειες και η Κεντρική Υπηρεσία και, παράλληλα, ενισχύεται η διαφάνεια της διαδικασίας και η αδιαβλητότητα του συστήματος.
