Το διάστημα από 20 Σεπτεμβρίου έως 4 Οκτωβρίου 2023 πραγματοποιήθηκε ένα εξαιρετικά επιτυχημένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα με τίτλο “Σχεδιασμός Δημόσιων Ψηφιακών Υπηρεσιών με τη μεθοδολογία Design Sprint.” Το πρόγραμμα πραγματοποιήθηκε υπό τη διοργάνωση του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την Expertise France σε συνεργασία με την Γενική Διεύθυνση στήριξης διαρθρωτικών μεταρρυθμίσεων DG REFORM της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και την ΕΔΥΤΕ και συγκέντρωσε στελέχη από διάφορες δημόσιες υπηρεσίες.
Οι συμμετέχοντες είχαν την ευκαιρία να εξερευνήσουν και να εφαρμόσουν τη μεθοδολογία Design Sprint στον σχεδιασμό δημόσιων ψηφιακών υπηρεσιών, εστιάζοντας σε διάφορα θεματικά πεδία. Το πρόγραμμα προσέφερε μια ευκαιρία για τη δημιουργία και αξιολόγηση καινοτόμων λύσεων που θα βελτίωναν τις υπηρεσίες που προσφέρουν στους πολίτες.
Ο Ιωάννης Παπαδόπουλος, προϊστάμενος Τμήματος Πληροφοριακών Συστημάτων από την ΕΚΟΜΕ ΑΕ, αφηγείται την εμπειρία της ομάδας του σχετικά με τον σχεδιασμό μιας υπηρεσίας στον τομέα της παιδείας, με στόχο την εξυπηρέτηση των φοιτητών που επιθυμούν να συνεχίσουν τις σπουδές τους σε άλλο ακαδημαϊκό ίδρυμα. Η εφαρμογή της μεθοδολογίας Design Sprint διευκόλυνε την αποτελεσματική και αποδοτική διαδικασία σχεδιασμού ψηφιακών υπηρεσιών, προσφέροντας γρήγορες λύσεις και επιτρέποντας την ανάπτυξη ενός πρωτότυπου που ελέγχθηκε από τους χρήστες.Περιγράφει:
«Από την αρχή όλα τα μέλη επέδειξαν συνεργατικό πνεύμα δεδομένου ότι η λύση θα έπρεπε να σχεδιαστεί εντός λίγων συνεδριών. Η θετική προδιάθεση των μελών και ο καταλυτικός ρόλος του μέντορα συνέβαλαν στο να προκύψει πολύ γρήγορα η τελική προσέγγιση, δημιουργώντας μια πιστή προσομοίωση της καινοτόμου εφαρμογής, που ήταν αρκετά ώριμη ώστε να αξιολογηθεί από τους τελικούς χρήστες.Η μεθοδολογία Design Sprint που εφαρμόστηκε, αφενός συμβάλει στη γρήγορη σχεδίαση ενός πρωτοτύπου, αφετέρου παρέχει την δυνατότητα του άμεσου ανασχεδιασμού των διορθωτικών παρεμβάσεων που επιθυμούν οι τελικοί χρήστες, όντας ακόμα σε αρκετά πρώιμο στάδιο ανάπτυξης. Κατέδειξε δε έναν πολύ πιο αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο για τη σχεδίαση ψηφιακών υπηρεσιών, από την οποία προκύπτει μια ξεκάθαρη προσέγγιση, υπό την συνεισφορά και την αποδοχή όλων των ενδιαφερομένων μειώνοντας σημαντικά το ρίσκο της ανάπτυξης και δημιουργώντας όλες τις προϋποθέσεις για ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα από κάθε άποψη.Πέραν της μεθοδολογίας, η συνολική διοργάνωση και προσέγγιση του εργαστηρίου ήταν υψηλού επιπέδου και η συμμετοχή σε αυτό αποτέλεσε μια ευχάριστη και ταυτόχρονα πολύτιμη εμπειρία για όλους τους συμμετέχοντες. Οι δεξιότητες που αποκτήθηκαν αποτελούν σημαντικό όφελος αναδεικνύοντας την δυνατότητα η μεθοδολογία να εφαρμοστεί τους άμεσα στους χώρους εργασίας τους».
Ο Αθανάσιος Αθανασιάδης, Υπεύθυνος Έργων από την Διεύθυνση Διαχείρισης Έργων & Τεχνικών Έργων, μοιράζεται την εμπειρία της ομάδας της Δικαιοσύνης. Σε αυτήν την περίπτωση, η μεθοδολογία Design Sprint εφαρμόστηκε για τον σχεδιασμό μιας δημόσιας ψηφιακής υπηρεσίας που απευθύνεται σε πολίτες που διεκδικούν αποζημίωση ή αποκατάσταση φθαρμένων προϊόντων μικρής αξίας. Οι συμμετέχοντες κατόρθωσαν να αναπτύξουν ένα πρωτότυπο που είναι έτοιμο για αξιολόγηση από τους χρήστες σε εξαιρετικά σύντομο χρονικό διάστημα. Αναφέρει ο κ. Αθανασιάδης:
«Το πρόγραμμα διεξήχθη με τη μορφή εκπαιδευτικού εργαστηρίου, όπου η ομάδα των συμμετεχόντων έπρεπε να συνεργαστεί και διαλειτουργήσει προκειμένου να ανταποκριθεί στις προκλήσεις ενός συγκεκριμένου προβλήματος που τέθηκε ως υπόθεση εργασίας. Ο τελικός στόχος ήταν ο σχεδιασμός μιας ψηφιακής δημόσιας υπηρεσίας, στη συγκεκριμένη περίπτωση μιας εφαρμογής πληροφόρησης και εξωδικαστικού συμβιβασμού, προς εξυπηρέτηση των πολιτών που διεκδικούν αποζημίωση ή αποκατάσταση φθαρμένων προϊόντων μικρής αξίας.
Το πιο εντυπωσιακό ίσως χαρακτηριστικό της μεθοδολογίας είναι η ταχύτητα στη διαδικασία ωρίμανσης και σχεδιασμού της υπηρεσίας. Έτσι η αρχική γενική ιδέα, εντός δύο ημερών εξειδικεύτηκε σε υψηλό βαθμό λεπτομέρειας και οδήγησε στο βασικό διάγραμμα ροής, ένα storyboard από σκιτσαρισμένες οθόνες σε απλά φύλλα χαρτιού και αυτοκόλλητα χαρτάκια επεξηγηματικών σημειώσεων αναρτημένα στον «τοίχο εργασίας» της ομάδας.
Εξίσου γρήγορη, πάλι εντός δύο ημερών, υπήρξε και η υλοποίηση της πρωτότυπης εφαρμογής (prototype) που σχεδιάστηκε και ήταν διαθέσιμη ως ολοκληρωμένη ψηφιακή υπηρεσία για έλεγχο και αξιολόγηση από τους χρήστες. Αυτή η δυνατότητα για ρεαλιστική χρήση του πρωτοτύπου και ενεργή εμπλοκή χρηστών, με την ανατροφοδότηση -παρατηρήσεις και σχόλια- που προσφέρουν σε πρώιμο στάδιο προτού ξεκινήσει η τελική ανάπτυξη, επιτρέπει σημαντικές βελτιώσεις με τελικό αποτέλεσμα μια υπηρεσία εύχρηστη και φιλική προς τον χρήστη».
Η Ηλιάνα Γιαννάκη, στέλεχος στο Τμήμα Προγραμματισμού, Συντονισμού & Παρακολούθησης Έργων της Διεύθυνσης Διαχείρισης Έργων, ΚτΠ, μοιράζεται την εμπειρία της ομάδας της Υγείας. Εκεί, το Design Sprint χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία μιας εφαρμογής που επιτρέπει στους χρήστες να ενημερώνονται σχετικά με την ιατρική περίθαλψη. Οι συμμετέχοντες αντιμετώπισαν διάφορες προκλήσεις, μεταξύ των οποίων και τον χρονικό περιορισμό. Παρόλα αυτά, κατάφεραν να δημιουργήσουν μια εφαρμογή έτοιμη για αξιολόγηση από τους χρήστες, που θα βελτιώσει την πρόσβαση στην υγειονομική περίθαλψη. Η κ. Γιαννάκη αφηγείται:
«Εφαρμόζοντας την μεθοδολογία αυτή καταφέραμε λαμβάνοντας ένα πολύ ειδικό πλαίσιο – συνθήκη, να δημιουργήσουμε μια ευρέως χρησιμοποιούμενη εφαρμογή σε σύντομο χρονικό διάστημα. Μέχρι να φτάσουμε σε αυτό το σημείο ως ομάδα κληθήκαμε να αντιμετωπίσουμε διάφορα θέματα. Το κυριότερο από αυτά ήταν η πίεση που υπήρχε σε χρονική διάρκεια (5 ημέρες)και η οποία μας βοήθησε εν τέλει να οδηγηθούμε πιο άμεσα και αποτελεσματικά σε μια λύση, αποδεκτή από όλη την ομάδα, και λειτουργική για έναν χρήστη.
Στο πλαίσιο της ομάδας της υγείας χρειάστηκε να θέσουμε ως προϋπόθεση την ύπαρξη κατάλληλων νομοθετικών πλαισίων, προκειμένου να μπορέσουμε να ξεπεράσουμε αυτά τα «εμπόδια» και να καταλήξουμε στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Συμπερασματικά, ως ομάδα, κάνοντας αμοιβαίες υποχωρήσεις, και με την σημαντική καθοδήγηση από την πλευρά της ΕΔΥΤΕ μπορέσαμε να ολοκληρώσουμε το εκπαιδευτικό αυτό σεμινάριο.
Ως μεθοδολογία θα ήταν αρκετά χρήσιμη να εφαρμοστεί και σε μεγαλύτερο κοινό, ώστε να μπορούν να επισπευστούν στάδια όπως η δημιουργία ενός γενικού πλαισίου έργου και να γίνεται άμεση επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν».
Αυτά τα παραδείγματα αποτελούν ένα φωτεινό παράδειγμα πώς η συνεργατική και καινοτόμος προσέγγιση, όπως η μεθοδολογία Design Sprint, μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση των δημόσιων υπηρεσιών προς όφελος των πολιτών. Επιπλέον, υπογραμμίζει τη σημασία της συνεχούς επιμόρφωσης και της χρήσης καινοτόμων μεθόδων για την αντιμετώπιση των σύγχρονων προκλήσεων στον τομέα της δημόσιας διοίκησης.
