Οι φορείς της δημόσιας διοίκησης, θέτοντας ως επίκεντρο την εξυπηρέτηση των πολιτών και επιχειρήσεων καλούνται να προσαρμοστούν σε ένα νέο τρόπο καθημερινής εργασίας. Σε έναν κόσμο όπου η τεχνολογία εξελίσσεται με θεαματικούς ρυθμούς, οι φορείς της δημόσιας διοίκησης αντιμετωπίζουν την πρόκληση να υποστηρίξουν την πληθώρα διαφορετικών αντικειμένων εντός του φορέα, να τυποποιήσουν διαδικασίες, να εναρμονίσουν διαφορετικές εργασιακές κουλτούρες, να μεριμνήσουν για τη διαφύλαξη της τεχνογνωσίας και να χρηματοδοτήσουν τις απαιτούμενες αλλαγές.

Στον αντίποδα οι συνεχείς οργανωτικές αλλαγές σε πολλούς φορείς της δημόσιας διοίκησης, όπως το Υπουργείο Ανάπτυξης, καθώς και το εξειδικευμένο και έμπειρο προσωπικό μεν, αλλά μεγάλης ηλικίας με αποτέλεσμα να στερείται νεωτερικής εργασιακής νοοτροπίας, λειτουργούν αρνητικά στην μεταβίβαση και στη διάχυση της τεχνογνωσίας. Το όραμα είναι η δημιουργία μιας «φαρέτρας» καινοτόμων ψηφιακών υπηρεσιών που θα προσφέρουν σύγχρονες λύσεις στους πολίτες και υπαλλήλους με ενιαία ψηφιακά εργαλεία για λόγους ομοιογένειας και οικονομίας κλίμακας. Ένα από τα σημαντικά «βέλη» της «φαρέτρας θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη χρήση της τεχνητής Νοημοσύνης (ΑΙ) η οποία ανοίγει νέους ορίζοντες στην επίλυση σοβαρών κοινωνικών προβλημάτων, όπως η συνεχής μείωση του προσωπικού των φορέων και η διαρκώς αυξανόμενη γήρανση του.

Η πρόταση ενέχει τη δημιουργία ενός ενιαίου μηχανισμού τεχνητής νοημοσύνης σε ρόλο DMS (Digital Management System), ο οποίος θα λειτουργεί ως κεντρικός κόμβος για:

• • την υποδοχή αιτημάτων,

• • τη δρομολόγησή τους σε αρμόδιες ομάδες λήψης αποφάσεων και

• • την παροχή σχετικών συμβουλών για την καλύτερη διαχείριση των αιτημάτων.

Σε ένα γραφείο υποδοχής, ο DMS θα μπορούσε να κατευθύνει τους επισκέπτες, παρέχοντας βασικές πληροφορίες στους επισκέπτες.

Στον τομέα των συναλλαγών, ο DMS θα μπορούσε να αναλαμβάνει την επεξεργασία βασικών αιτημάτων και να καθοδηγεί τους πολίτες στη σωστή κατεύθυνση. Επιπλέον, μπορεί να παρέχει ενημέρωση σχετικά με την πρόοδο της επεξεργασίας των αιτημάτων, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και πόρους.

Στον τομέα των εργασιακών συμβουλών, ο DMS μπορεί να αναλαμβάνει την ανάλυση δεδομένων και να παρέχει προσαρμοσμένες συμβουλές για αποφάσεις που αφορούν το προσωπικό των φορέων. Αυτό μπορεί να συμβάλλει στη βελτίωση της απόδοσης και της ικανοποίησης των εργαζομένων.

Με την εισαγωγή του DMS, οι ανθρώπινοι πόροι μπορούν να επικεντρωθούν σε πιο πολύπλοκες αποφάσεις και εργασίες, ενώ η τεχνητή νοημοσύνη αναλαμβάνει τα καθήκοντα «ρουτίνας». Αυτή η προσέγγιση δεν αντιμετωπίζει μόνο το πρόβλημα της συνεχούς μείωσης του προσωπικού αλλά και προάγει την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητα στην εκτέλεση των υπηρεσιών.

Συνολικά, η χρήση της τεχνητής νοημοσύνης σε ρόλο ψηφιακού υπαλλήλου μπορεί να αποτελέσει πρωτοποριακή λύση για την αντιμετώπιση προβλημάτων που απορρέουν από τη συνεχή μείωση του προσωπικού και τη γήρανση, προσφέροντας ταυτόχρονα υψηλού επιπέδου υπηρεσίες στους πολίτες.

Η καινοτομία αυτής της πρότασης μπορεί να επιφέρει ουσιαστικές βελτιώσεις στις λειτουργίες και τις υπηρεσίες που προσφέρουν οι φορείς της δημόσιας διοίκησης. Η ενθάρρυνση μιας προοδευτικής σκέψης και η ανάγκη για συνεχή καινοτομία στις δημόσιες υπηρεσίες είναι πιο επιτακτική από ποτέ.