Τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) αποτέλεσαν μια σημαντική μεταρρύθμιση από το 2001, προσφέροντας πρωτοποριακές υπηρεσίες για την εποχή τους. Σήμερα, μετά από 23 χρόνια λειτουργίας, είναι αναγκαία η μετάβασή τους σε μια νέα εποχή, προκειμένου να ανταποκριθούν στις σύγχρονες ανάγκες. Σε αυτό το πλαίσιο, το υπουργείο Εσωτερικών προωθεί τη μετεξέλιξη των ΚΕΠ, ξεκινώντας με το νέο πληροφοριακό σύστημα KEP Back Office (Υποστηρικτικές Υπηρεσίες), το οποίο υλοποιήθηκε από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας ΑΕ (ΕΔΥΤΕ ΑΕ). Η Ράνια Αναστασοπούλου, Προϊσταμένη του Τμήματος Εξυπηρέτησης Πολιτών στη Διεύθυνση ΚΕΠ του Δήμου Αθηναίων, μοιράζεται την εμπειρία της στο digi.gov.gr και μιλάει για τη λειτουργικότητα και τις προκλήσεις του νέου συστήματος KEP Back Office.

Ερώτηση: Ποια θεωρείτε ότι είναι τα θετικά του νέου συστήματος KEP Back Office;

Ρ.Α: Ένα από τα σημαντικά πλεονεκτήματα του νέου συστήματος είναι η διασύνδεσή του με άλλα συστήματα του Δημοσίου, όπως το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών ΜΙΤΟΣ. Αυτό επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε δικαιολογητικά και διαδικασίες που απαιτούνται για κάθε υπηρεσία που παρέχουν, βελτιώνοντας την εξυπηρέτηση των πολιτών και αποφεύγοντας άσκοπες μετακινήσεις. Επίσης, το σύστημα προσφέρει ασφάλεια και διαφάνεια στη διαχείριση των πληροφοριών, επιτρέποντας την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και την ενημέρωση των πολιτών για την πορεία των αιτημάτων τους. Επιπλέον, παρέχει απλούστερη διαχείριση των αιτημάτων για τους υπαλλήλους των ΚΕΠ, επιτρέποντάς τους να εφαρμόζουν θεσμικές αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.

Ερώτηση: Πώς λειτουργεί το νέο Βack Office του ΚΕΠ;

Ρ.Α: Με το νέο Back Office, όλοι οι χρήστες των ΚΕΠ ταυτοποιούνται με κωδικούς δημόσιας διοίκησης, επιτρέποντας την εύκολη διαχείριση τους στο σύστημα. Αυτό επιτρέπει την παροχή υπηρεσιών προς τον πολίτη και τη διαχείριση αιτημάτων σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον. Επιπλέον, το νέο Back Office διευκολύνει την ασφαλή ταυτοποίηση των πολιτών μέσω διασταύρωσης στοιχείων από διαθέσιμα μητρώα. Αυτό διασφαλίζει έγκυρη και ενιαία διοικητική πληροφόρηση των πολιτών μέσω του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών, ενώ παράλληλα παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης καταγραφής αιτημάτων, αναζήτησης πληροφοριών και επιλογής του τρόπου παραλαβής των εγγράφων από τους πολίτες.

Ερώτηση: Ποια σημεία του συστήματος χρήζουν βελτίωσης;

Ρ.Α: Υπάρχει ανάγκη βελτίωσης σε ορισμένους τομείς του συστήματος. Η χρονοκαθυστέρηση λόγω μη αυτόματης εισόδου σε διάφορα συστήματα δυσχεραίνει το έργο των υπαλλήλων και επιβραδύνει την εξυπηρέτηση των πολιτών. Επίσης, χρειάζεται να ενσωματωθούν νέες διαλειτουργικότητες προκειμένου να βελτιωθεί η λειτουργία του συστήματος και να καλυφθούν ευρύτερα φάσματα αναγκών των πολιτών. Τέλος, η πληροφόρηση πρέπει να είναι πιο στοχευμένη προκειμένου να εξυπηρετηθούν καλύτερα και ταχύτερα τα αιτήματα των πολιτών.